Google pridáva funkcie projektového manažmentu do Dokumentov a sú celkom skvelé

Ak ste niekedy museli pracovať na projekte, viete, aké dôležité môže byť riadenie súvisiacich úloh. Niektorí ľudia však nepotrebujú plnohodnotný nástroj na riadenie projektov. Iste, Kanban dosky sú skvelé a niektorí prisahajú na Ganttove diagramy, ale v niektorých prípadoch sú tieto nástroje príliš veľa.

Ak to znie ako vy, Google má novú funkciu v Dokumentoch, ktorá určite poteší. Táto nová funkcia bola predstavená krátko po tom, ako spoločnosť Google predstavila funkciu People Chips (ktorá vám umožňuje jednoducho volať iných používateľov z dokumentu Google). Čoskoro po tomto vydaní ho Google začal preplňovať tak, aby zahŕňal nielen možnosť označovania používateľov, ale aj prepájanie súborov, pridávanie dátumov a oveľa viac.

Nedávno Google posunul túto funkciu ešte vyššie, keď pridal možnosť sledovať stav projektu. S týmto doplnením môžete pridávať projekty, vyberať ich stav, priraďovať súbory a pridávať poznámky. Ale je toho viac. Môžete pridať plán produktu aj nástroj na sledovanie recenzií, takže môžete sledovať, kde sa projekt nachádza, a sledovať stav recenzií pre rôzne úlohy.

Skombinujte tieto dve funkcie a získate celkom solídny (aj keď základný) nástroj na správu projektov, ktorý možno jednoducho vložiť do dokumentu Google.

Dovoľte mi ukázať vám, ako používať túto novú funkciu, ktorá funguje na bezplatnej aj platenej verzii Google Workspaces.

Ako pridať plán produktu do dokumentu Google

Prvá vec, ktorú urobíte, je pridať plán produktu do dokumentu Google. Táto funkcia vám umožňuje sledovať stav vašich rôznych projektov.

Ak chcete pridať plán produktu (môžete pridať ľubovoľný počet), otvorte dokument Google Docs. Umiestnite kurzor na miesto, kam chcete pridať plán a zadajte znak @, čím sa zobrazí rozbaľovacia ponuka, v ktorej môžete vybrať ktorúkoľvek z možností (postava 1).

docsproject1.jpg

Rozbaľovacia ponuka @ v službe Dokumenty Google.

Vyberte plán produktu a objekt sa pridá do vášho dokumentu (Obrázok 2).

docsproject2.jpg

Náš plán produktu bol pridaný do dokumentu Google Docs.

Potom môžete zadať názov svojich projektov a pridať súvisiace súbory a poznámky. Môžete tiež zmeniť stav každého projektu tak, ako sa vyvíja, kliknutím na rozbaľovací stav pre každý projekt (Obrázok 3).

docsproject3.jpg

Zmena stavu projektu je jednoduchá.

Štandardne sú k dispozícii tri preddefinované stavy. Ak potrebujete pridať ďalšie, kliknite na stav v jednom z vašich projektov a potom kliknite na Pridať/Upraviť možnosti. Vo výslednom kontextovom okne (Obrázok 4), kliknite na možnosť Nová a pridajte nový stav alebo môžete upraviť jeden z preddefinovaných stavov.

docsproject4.jpg

Pridanie nového stavu pre plán projektu.

Do dokumentu môžete pridať aj nástroj na sledovanie recenzií, ktorý uľahčuje sledovanie recenzií projektových úloh. Táto možnosť zahŕňa iba polia pre recenzenta, stav a poznámky (Obrázok 5).

docsproject5.jpg

Objekt Review Tracker sa pridá do dokumentu Google Docs.

Do objektu Review Tracker môžete pridať nové stavy rovnakým spôsobom, ako ste to urobili pre plán projektu.

A keď sa vám minú riadky, kliknite pravým tlačidlom myši na spodný riadok a vyberte Vložiť riadok nižšie (Obrázok 6).

docsproject6.jpg

Pridanie nových riadkov do plánu projektu.

Tieto nové funkcie nezmenia váš svet, no určite vám umožnia mať prehľad o tom, ako projekt prebieha, bez použitia plnohodnotného nástroja na správu projektov, a to všetko z pohodlia služby Dokumenty Google.

Leave a Comment